1 USD: 47,6629 1 EUR: 59,6215 1 GBP: 75,2645 10 CNY: 77,6383 10000 BYR: 43,7274 10 UAH: 31,5648 100 KZT: 26,3404 10 CZK: 21,5923 УЧ.СТ.ЦБ: 8,25% МРОТ: ,00р. Новости: 10060 Статьи: 3397 Документы: 1438 Формы: 350 События: 56 Семинары: 0
Новости
Статьи
Документы
04.02.2013
Счет на промо-подписку на журнал "Кадровый вопрос"

Счет на промо-подписку на электронную версию журнала "Кадровый...

04.02.2013
Счет на промо-подписку на журнал "Российский бухгалтер"

Счет на промо-подписку на электронную версию журнала "Российский...

Формы
15.05.2012
СПРАВКА №... для расчетов за выполненные работы (услуги)

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-7

15.05.2012
ЖУРНАЛ учета работы строительных машин (механизмов)

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-6

15.05.2012
КАРТА №... учета работы строительной машины (механизма)

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-5

События
«Первичка» – первична…
13.08.2008
Н. Шишкоедова
14094
1. Почему «первичка» так важна

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется на основе первичных учетных документов.

При этом под первичными учетными документами понимаются оправдательные документы, которыми оформляются проводимые организацией хозяйственные операции. Например, платежная ведомость или расходный кассовый ордер.

А вот распорядительные документы – скажем, заявление работника на материальную помощь с положительной резолюцией руководителя – первичными учетными документами быть не могут, поскольку они не удостоверяют самого факта осуществления хозяйственной операции (например, самой выплаты денег работнику в виде материальной помощи). Впрочем, некоторые документы – как тот же расходный кассовый ордер – совмещают в себе распорядительную и оправдательную части.

Аналогичным образом не может выступать в качестве первичного учетного документа договор – например, договор купли-продажи или подряда. Ведь факт заключения договора не доказывает совершения действий во исполнение данного договора (отгрузки товара, выполнения работ и т.д.), а потому для того, чтобы зафиксировать совершение операции и отразить ее в учете, необходимы такие документы, как накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.д.

Таким образом, в бухгалтерском учете есть «железное правило» – ни одна хозяйственная операция не может быть отражена, если на нее отсутствуют оправдательные первичные учетные документы.

Впрочем, «первичка» важна не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Ведь согласно ст. 252 НК РФ обязательными условиями для признания расходов в целях налогообложения является не только их экономическая обоснованность, но и документальное подтверждение.



2. Требования к «первичке»

Общие требования к первичным учетным документам приведены в той же девятой статье Закона о бухучете.

Во-первых, документ должен быть составлен строго по унифицированной форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Данные формы разработаны Госкомстатом РФ (в настоящее время – Росстат, Федеральная служба государственной статистики).

Во-вторых, первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.

Соблюдение данных реквизитов особенно важно в случае, если организация совершила операцию, на которую отсутствует унифицированная форма документа – ведь в этом случае согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухучете организация должна самостоятельно разработать форму документа для отражения такой операции.

Отметим, что в проекте нового закона о бухучете предполагается отойти от стандартизации форм первичных документов (подробнее об этом – в новостях на нашем сайте).

В-третьих, подписывать «первичку» должны только те лица, которые уполномочены на то руководством фирмы. Поэтому руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером в соответствии с п. 3 ст. 9 Закона о бухучете обязан утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Конечно же, при составлении такого перечня следует включать в него не фамилии конкретных сотрудников, а наименования должностей лиц, имеющих право подписи – тогда даже если произойдут кадровые перестановки, кто-то уволится, а на его место придет новый работник, каждый раз переделывать данный перечень не придется. При составлении перечня и оформлении документов нужно также учесть, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В-четвертых, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то непосредственно после ее окончания. Причем своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

В-пятых, нужно помнить, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы вообще не допускается, а в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Отметим, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в налоговом учете под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:
1. документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ,
2. либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
3. или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Однако на практике, как правило, в обоснование расходов принимаются прежде всего именно первичные учетные документы, используемые в бухгалтерском учете.



3. Электронная «первичка»

Согласно п. 7 ст. 9 Закона о бухучете первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Причем если документ составлен на машинном носителе (в электронном виде), организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

В связи с этим возникает вопрос – а можно ли осуществлять хранение «первички» только в электронном виде, не распечатывая их на бумажном носителе, не сшивая многочисленные тома и не загромождая помещение бухгалтерской службы и архива фирмы.

Данный вопрос был рассмотрен в недавнем письме Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314, и финансисты, исследовав нормы статей 9 и 17 Закона о бухучете, а также статьи 314 НК РФ, пришли к такому выводу:
- хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ;
- однако при этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Напомним – согласно ст. 4 вышеуказанного Закона электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.



4. «Первичка» и учетная политика

Вопросы применения организацией «первички» должны занять достойное место в учетной политике организации.

Конечно же, нет необходимости перечислять в учетной политике все унифицированные формы, установленные для оформления операций, осуществляемых фирмой – например, прописывать, что поступление наличных денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером, а выдача наличных – расходным кассовым ордером. Ведь это обязательное требование законодательства, распространяющееся на все организации. А вот если для отражения той или иной операции существует несколько унифицированных форм, организация вправе выбрать ту, которая удобнее с учетом специфики ее деятельности – и этот выбор уже целесообразно закреплять в учетной политике.

А вот в случае, если унифицированных форм для операций, совершаемых организацией, вообще нет, как мы уже отмечали, организация должна разработать формы таких первичных документов самостоятельно, учитывая обязательные реквизиты. Согласно п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» формы таких документов должны быть утверждены при формировании учетной политики, т.е. должны быть частью учетной политики. Следовательно, в тексте приказа по учетной политике нужно перечислить наименования самостоятельно разработанных форм, а в приложении к учетной политике привести бланки таких форм, а также целесообразно привести и указания по их заполнению.

Кроме того, согласно п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» обязательной частью учетной политики должны быть правила документооборота и технология обработки учетной информации. А это значит, что непосредственно в тексте или в приложении к учетной политике должен быть разработан график документооборота, указывающий, какие документы, в каком количестве экземпляров должны составляться теми или иными сотрудниками, кем эти документы должны подписываться или с кем согласовываться, кому они должны передаваться далее, как они должны обрабатываться в бухгалтерской службе и т.д.

Подробнее о тонкостях работы с «первичкой» можно узнать из специализированных книг – например, из представленной на нашем сайте книги «Первичные документы в бухгалтерском учете и налогообложении», в которой помимо прочего приводятся и образцы заполнения более 100 первичных учетных документов.
Рейтинг: 3.5
[голосов: 4]
Комментарии (00)

на статью ««Первичка» – первична… »

Добавить комментарий

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий.

Календарь
Форум

«Российский бухгалтер» - портал для бухгалтеров, налоговых специалистов, кадровиков, юристов, предпринимателей. Авторитетные эксперты постоянно публикуют актуальные материалы по темам: бухгалтерский учет, налогообложение, НДС, НДФЛ, страховые взносы, кадровое делопроизвоство, начисление отпускных и больничных, компенсации за неиспользованный отпуск, тарифная сетка, прием и увольнение работников, регистрация юридических лиц и их ликвидация, упрощенка (УСН), вмененка (ЕНВД), заработная плата и сотням других.

Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения.

На портале можно скачать многочисленные документы: кодексы и законы РФ, письма и приказы минфина, письма и приказы минэкономразвития, постановления Правительства РФ, касающиеся предпринимательской деятельности, бухгалтерского учета и налогообложения.

«Российский бухгалтер» является зарегистрированным печатным СМИ, регистрационный номер ПИ № ФС77-39817 от «07» мая 2010 г., выдан Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия.

Сайт www.rosbuh.ru является Интернет-представительством журнала «Российский бухгалтер», содержит как материалы журнала, так и иные справочно-информационные материалы по тематике журнала. Любое воспроизведение материалов сайта допускается только с письменного согласия редакции - обладателя исключительных имущественных прав. Все права защищены.

Rambler's Top100