Документирование направления в командировку

Либерман Карина
23.04.2014
 

Под командировкой следует понимать выполнение работником служебного (делового) задания (поручения) в другой организации (обычно в другой местности) продолжительностью более одних суток. Порядок направления в командировку определяется в соответствии с главой 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о приеме на работу, относятся:
– служебное задание;
– командировочное удостоверение;
– отчет о командировке;
– авансовый отчет;
– журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.
Заметим, кроме того, что направление в командировку работника предприятия обычно производится в соответствии с планом командировок, за исключением командировок срочного (внепланового характера).


Документы, сопровождающие издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку
Служебное задание
На основании соответствующих сведений из плана командировок работнику оформляется служебное задание (на командировку). При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку служебное задание оформляется на основании решения руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).
Как правило, оформление служебного задания производится с применением унифицированной формы № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что служебное задание выполняет две функции.
Во-первых, этот документ конкретизирует суть служебного (делового) задания (поручения), выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения задания (поручения) в кратком письменном отчете.
Кроме того, на основании служебного задания руководителем предприятия (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа (распоряжения) от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку.


Согласие с направлением в командировку. Уведомление работника о праве на отказ от направления в командировку
В соответствии со ст. 259 ТК РФ направление некоторых категорий работников в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Такое согласие (в форме заявления) должно быть предварительно (до издания приказа о направлении в командировку) получено от:
– женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;
– работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства (до достижения детьми возраста 18 лет);
– работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Эта же статья предписывает работодателю в письменной форме ознакомить подлежащих направлению в командировку работников перечисленных выше категорий с правом отказаться от направления в командировку. Уточним, что ознакомление с указанным правом может быть произведено посредством одного из нижеследующих способов:
– направлением работнику уведомления;
– включением формулировки, подтверждающей факт ознакомления работника с его правом на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;
– введением в унифицированную форму приказа о направлении в командировку дополнительного реквизита «Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии с частью второй ст. 259 ТК РФ».
В случае выражения несогласия работником, относящимся к одной из перечисленных в части второй ст. 259 ТК РФ категорий, с направлением в командировку руководитель предприятия принимает решение о направлении в командировку другого работника. В случае согласия работника с направлением в командировку, но при наличии медицинских противопоказаний этому руководитель предприятия должен действовать аналогичным образом.


Командировочное удостоверение
Подписанный руководителем предприятия приказ о направлении в командировку объявляется работнику под роспись. На основании приказа о направлении в командировку производится оформление командировочного удостоверения.
Функциональное назначение этого документа заключается в подтверждении переданных работнику на время командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в месте командировки (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне командировочного удостоверения, см. далее). Обычно оформление командировочного удостоверения производится с применением унифицированной формы № Т-10.
Командировочное удостоверение действительно по предъявлении документа, удостоверяющего личность работника, направленного в командировку.


Авансовый отчет
По возвращении из командировки работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, в том числе: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; суточные; иные расходы, произведенные работником с разрешения (ведома) работодателя.
Обычно оформление авансового отчета производится с применением унифицированной формы № АО-1. Авансовый отчет предъявляется в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением.
О возмещении расходов руководителем организации издается приказ. Кроме того, отдельным пунктом этого же приказа работникам организации могут быть предоставлены дополнительные дни отдыха (за не использованные ими в период командировки выходные, а также нерабочие дни).


Отчет о командировке
Непосредственно после прибытия из командировки работником составляется краткий отчет о выполнении служебного задания. Оформление отчета с применением нижней части унифицированной формы № Т-10а «Служебное задание».


Журнал учета убывающих в командировки
Сведения о работниках организации, убывающих в командировки, в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) фиксируются в соответствующем журнале (книге).


Формулировки приказов (распоряжений) о направлении в командировку
Как правило, оформление проекта приказа (распоряжения) о направлении в командировку производится отделом кадров (иным аналогичным подразделением предприятия) с применением унифицированных форм № Т-9 (№Т-9а). При этом форма № Т-9 применяется для документирования факта направления в командировку одного работника, тогда как форма № Т-9а – для документирования факта направления в командировку двух и более работников.
Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись.


 


22.01.2018 02:23:53